Mandant - Einstellungen

Mandant / Einstellungen

Der gerade aktive Mandant wird ständig in der Statuszeile mit seiner Nummer und seinem Namen angezeigt.

Auf mehreren Seiten werden die Angaben zum Mandanten erfasst. Der Wechsel zu den jeweiligen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert.

Adresse
Auf dieser Seite können die Angaben ergänzt werden, da bei der Neuanlage des Mandanten nur der Name erfasst wurde.
Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder "Ort", "Telefon", "E-Mail" bzw. "Homepage" werden bei vorhandener Software bzw. Lizenzierung des CRM-Moduls automatisch die entsprechenden Programme, die Google-Kartenfunktion [F4] bzw. die Umkreissuche [Umsch+F4] gestartet.   
Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen man in die Eingabemaske zur Telefon-Konfiguration.

Die Mandantenwährung ist die Leitwährung des Mandanten und Grundlage für alle Artikelpreise.
Für jeden Kunden, Lieferanten oder im Beleg können jedoch andere Währungen verwendet werden.

USt-ID
In dieses Feld wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mandanten eingetragen.
Sie ist nicht nur für Lieferungen innerhalb der EG erforderlich, sondern bspw. auch, um die Online-Prüfung der USt-ID's vornehmen zu können.

Steuernummer
Hier wird für den Mandanten die Steuernummer des Finanzamts eingetragen.

GLN-Nummer
Die GLN-Nummer stellt die internationale Lokationsnummer zur Identifikation von Unternehmen und Unternehmenseinheiten dar (ähnlich wie GTIN-Nummer beim Artikel). Sie wird bspw. für den elektronischen Datenaustausch von Belegen (Mosaic, EDI) benötigt. 

Intrastat (wenn Modul Intrastat lizenziert)

Standard-Meldeland
Hier wird das Meldeland eingetragen, welches standardmäßig verwenden wird. Alle relevanten Dialoge werden dadurch mit diesem Meldeland vorbelegt.
Es ist aber auch möglich, unabhängig vom eigenen Mandantenland, für andere Meldeländer Intrastat-Meldungen zu erstellen.

Meldeformat
Hier kann das bevorzugte Meldeformat eingestellt werden. Es kann zwischen CSV- und INSTAT/XML-Format gewählt werden.

Adressverwaltung

Datenschutz
Die Option "natürliche Person" für die Kontaktadressen / Personen (Seite Datenschutz) kann bei Neuanlage eines Datensatzes automatisch aktiviert werden. Die Vorgabewerte (Tabelle Adresse) für diese Option werden hierdurch für Kontaktadressen / Personen überschrieben.

CRM

Der Baumeintrag CRM ist nur verfügbar, wenn CRM lizenziert ist. Die Checkbox "neues CRM aktivieren" kann gesetzt werden, wenn der Benutzer das Recht zum Bearbeiten der Mandanteneinstellung hat.Durch das Aktivieren der Option, kann der Mandant nur noch mit dem neuen CRM benutzt werden. Eine Rückkehr zum bisherigen CRM ist nach der Aktivierung nicht mehr möglich.

Archiv

Archivsysteme:

Durch Aktivieren der Archiv Option kann das gewählte Archivsystem für die einzelnen Benutzer konfiguriert und verwendet werden. Die getroffenen Einstellungen für die Archivierung gelten für das unter "Einstellungen für Benutzer" gewählte Kürzel. Um die Konfiguration von einem anderen Benutzer abzuleiten, wählt man diesen unter "Ableiten von" aus. Änderungen an den Einstellungen für die Archivsysteme sind dann nur noch bei diesem Nutzerkürzel möglich.

Einstellungen für ELO:

Zunächst muss gewählt werden ob ELO mit Java -oder Windows Client genutzt wird. Damit die Archivierung mit ELO automatisch ablaufen kann, muss auch die Anmeldung bei ELO automatisch erfolgen.

Zugriffseinstellungen:

Hier wird das verwendete ELO-Produkt, das verwendete ELO-Archiv sowie den in ELO definierten Anmeldenamen mit Kennwort eingetragen.

"Nur Postbox" Die Dokumente werden immer in die Postbox übergeben und können dann über ELO manuell den entsprechenden Archiven zugeordnet werden.
"Nach Verwendung schließen" ELO wird nach der Archivierung eines Dokumentes automatisch geschlossen.
"Automatisch ausloggen" Trennt die Verbindung von ELO ohne Rückfrage, wenn bereits ein von den Zugriffseinstellungen abweichender Nutzer angemeldet oder ein abweichendes Archiv geöffnet ist. Bei deaktivierter Option erhalten Sie einen entsprechenden Fehlerhinweis.

Einstellungen für EASY:

Damit die Archivierung mit EASY automatisch ablaufen kann, müssen die Anmeldeinformationen in der SelectLine hinterlegt sein.

Je nach eingesetzter EASY-Ausprägung wählt man EE.i (EASY Enterprise.i) oder EE.x (EASY Enterprise.x) als Serverversion aus. Es stehen dann jeweils die benötigten Eingabefelder zur Verfügung. Hier gibt man die Zugangsdaten für den EASY XML Server und den Port (Standard: EE.i 4012; EE.x 8080) an. Außerdem hinterlegt man für EE.x den Pfad des XML-Servers (Standard: /eex-xmlserver/eex-xmlserver/). Des Weiteren wird hier der Benutzernamen und das Passwort für den Zugriff auf EASY festgelegt. Über den Button "Login testen" kann geprüft werden, ob die Angaben korrekt sind.

Kategorien:

In den Druckvorlagen werden nur Lagerorte gezeigt, die den hier ausgewählten Kategorien zugeordnet sind. Die Kategorien werden standardmäßig von EASY vorgegeben. Für EE.x wird nur die Kategorie "Archive" berücksichtigt, daher braucht hier keine Auswahl zu erfolgen.

Einstellungen für docuvita:

Auch für die automatischen Archivierung mit docuvita müssen die Serveradresse und die Anmeldedaten hinterlegt werden.

Zugriffseinstellungen:

Hier wird die Serveradresse eingetragen und anschließend der zu verwendende Mandant und die Authentifizierung ausgewählt. Für eine optimale Nutzung von SelectLine in Verbindung mit docuvita wird empfohlen, je SelectLine Benutzer einen eigenen docuvita Benutzer für die Anmeldung in docuvita zu hinterlegen. In neueren docuvita-Versionen sind über einen API-Nutzer nur schreibende Zugriffe in docuvita möglich.

Des Weiterenwird hier das Passwort für den Zugriff festgelegt. Über den Button kann die getroffenen Einstellungen überprüft werden.